JAK POZNAT, CO JE SKUTEČNĚ PRIORITA?

Na následujících řádcích najdete pět „pomocníků“, které fungují spolehlivě, ale při debatách o prioritizaci na ně často nedojde.

1/ Podívej se na to, co už půl roku odkládáš.
‍
Nejdříve se podíváme, kde nám možná uniká energie. Zkuste si položit jednoduchou otázku: „Co mám na seznamu už půl roku… a pořád se to nehýbe?“

A pak tu těžší: „Proč to tam pořád mám?“ a „Proč jsem to už dávno neudělal, nebo nevyhodil?“ Priorita, která se nehýbe je mentální zátěž a zdroj únavy. Zdroj únavy, na který se také tak nějak zapomnělo, ale energii bere pokaždé, když se vynoří. Ať vědomě nebo v podvědomí.

Příklad: Manažer má na seznamu už několik měsíců: „Ujasnit si, kam chce sám v dalším rozvoji směřovat.“ Nejde o strategii firmy. Ale o jeho osobní strategii. Každý den ale řeší operativu, porady, úkoly druhých a pro druhé. Výplata chodí pravidelně na učet. Tenhle bod nehoří. Nikdo na něj netlačí.

Jenže mezi tím cítí únavu, kterou neumí přesně pojmenovat, řeší věci, které s jeho směrem nesouzní a rozhoduje spíš reaktivně než vědomě. Nedělá vyloženě špatné věci, ale neví, kam vlastně míří. To odkládané téma není úkol, ale sednout si sám se sebou a nadefinovat si svůj směr. A mimochodem, už se vám někdy stalo, že v takové situaci přišel kolega nebo váš šéf s nápadem nebo vizí, která vám již několikrát přišla na mysl a jen jste nikdy „neměli čas“ ji rozpracovat? Tak ten pocit z takto promarněné příležitosti vážně nikomu nepřeji.

2/ Zeptej se, jak daleko je to, co dnes děláš, od toho, o co ti jde.

Nyní je čas uvědomit si cíl/vizi, čeho vůbec chceme dosáhnout. Naším úkolem je dělat takové kroky, které nás k tomu přiblíží.

Prioritizace je potom proces, ve kterém z možných kroků, které můžeme udělat, vybereme takový, který nás v danou chvíli, na základě aktuálních znalostí, zdrojů a stavu systému, přiblíží k tomuto cíli/vizi co nejvíce.

Takže nejde jen o to, jestli je něco „důležité“. Jde o to, jak moc vás to přibližuje k tomu, co je pro vás důležité.

Takže: Kolik (pomyslných) kroků je mezi tím, čemu dnes věnuju pozornost, a tím, co tvrdím, že je můj cíl? Dobře to vystihne příklad. Manažer říká, že jeho cíl je mít samostatnější tým. Jeho den ale vypadá tak, že schvaluje spoustu drobností, odpovídá na spoustu mailů a řeší operativu. To, co dělá, není vyloženě špatně, jen je to několik kroků od cíle. Jeden krátký rozhovor o očekáváních, zodpovědnosti a rozhodovacím prostoru by byl jeden krok od cíle.

3/ Je to dnes ta věc?

Priorita není něco, co „někdy uděláš“. Priorita je to, čemu se člověk věnuje dnes. A nemusí mít celý den. Stačí si položit otázku: „Mám dnes možnost udělat aspoň malý krok, který mě přiblíží k mému cíli?“

Pomůže jednoduchý rámec podle času, který je právě k dispozici. Mám 20 minut. Co můžu udělat za 20 minut, aby se věci pohnuly „mým“ směrem? Mám 1 hodinu. Co má největší dopad, když tomu dám plnou pozornost 1 hodinu? Nebo mám půl dne?

‍Nejde o dokonalý krok ale o to udržet směr. A když se podvědomí „zeptá“ nebo začne kritizovat, člověk si rychle odpoví a výčitkám nedá prostor.

A příklad. Manažer ví, že jeho dlouhodobým cílem je mít víc klidu na práci pro všechny v týmu a méně chaosu. Dnes má mezi meetingy 20 minut volného času. Může rychle vyřídit pár dalších mailů nebo si připravit strukturu jednoho těžkého rozhovoru, který už týdny odkládá. Maily dají pocit aktivity a instantní odměnu. To je lákavé. Ale příprava na rozhovor má potenciál změnit systém. Takže ten rozhovor je dnes ta věc.

4/ Každá skutečná priorita má přesah. Skutečná priorita ovlivňuje více oblastí.

Když některá chybí, začne to drhnout. Mně dobře fungují tyto roviny:

1. Proč je to důležité pro mě?
‍Ne pro firmu. Ne pro roli. Pro mě jako člověka.

2. Jakou hodnotu tím dávám nejdůležitějším lidem v mém životě?
‍Rodině, nejdůležitějším kolegům, nejdůležitějším zákazníkům.

3. Co to dělá s mojí energií?
‍Posiluje mě to, nebo mě to dlouhodobě vyčerpává?

Priorita, která má smysl jen v jedné rovině, dlouhodobě nefunguje.

Takže manažer, který přijme další projekt, který dává smysl firmě a vypadá prestižně, ale bere mu večery, omezuje čas s rodinou a zvyšuje vnitřní tlak, nebude fungovat. Navenek bude vypadat hezky, ale v životě bude vytvářet dluh. Říci potom v takové chvíli „ne“ není slabost, ale management. Management vlastního života.

Takže která z tvých současných „priorit“ dává smysl jen v jedné rovině? Nechci moralizovat, ale pozor na obvyklou chybu v bodu 2. Speciálně malé děti příliš nechápou důležitost peněz a prestiže rodičů. Navíc rostou neuvěřitelně rychle a čas, na který je máme v životě „půjčené“, se rychle krátí. Skutečně dokáží ocenit pouze čas strávený s vámi a pozornost, jakou jim věnujete.

5/ To nejdůležitější bývá nudné.

A možná to nejdůležitější na konec. Často oceníme věci, které jsou rychlé, viditelné, dobře prezentovatelné a přinášejí okamžitý pocit úspěchu.

Jenže skutečný posun vypadá dobře navenek málokdy. Všimli jste si, že to, co nás dlouhodobě posouvá, se děje v tichosti, o samotě, bez ovací a je často dokonce i nudné. A právě proto je snazší to odkládat. A není náhodou, že ti, co s odloženým užitkem umí pracovat nejlépe, bývají často těmi nejúspěšnějšími (tip #74).

Tak proč to neotočit? Dívat se na nudu jako na signál a ne na problém. Často signalizuje, že přestáváme hasit a vstupujeme do fáze, kde nerozhoduje dopamin nebo adrenalin.

Konkrétní příklad. Manažer cítí, že je dlouhodobě unavený a začíná být neprpělivý a podrážděný. Ví, že by mu pomohlo víc spánku, pravidelný pohyb, klidnější start dne. Nic z toho není složité. Ale všechno je nudné. Pro toho, kdo nemiluje sport, to navíc bolí a jakmile je venku ošklivě, komu by se chtělo jít ven běhat. Tak místo toho možná hledá nové nástroje, mění aplikace a zkouší další „tipy na produktivitu“, aby toho stihl více za méně času. Jenže únava se nemění. Protože problém není v nástroji, ale v tom, že řešení není dost zajímavé. Na tomto místě doplním: zatím není dost zajímavé. Protože i s tím se dá pracovat, ale to je na jiný tip.

To, co funguje, se nebude hlásit o pozornost. Nepřijde obdiv druhých ani okamžitý výsledek. Ale po měsících opakování se to stane. Obrovský rozdíl. Ale pokud na to člověk nemyslí vědomě a nedá tomu prioritu, přehluší to všechno ostatní.

Takže skutečná síla priority je v tom, že ji dělám když se mi zrovna nechce, i když to nikoho nezajímá a i když mě napadá spousta mnohem zábavnějšího. Často je to to, co po mě nikdo nechce nebo mě od toho dokonce odrazují a třeba i hrozí. Ale já ji dělám dál a dál jen proto, že vím, proč ji dělám.

Takže která obyčejná, nenápadná věc by ti při dlouhodobém dělání vrátila energii a klid? A co tě dnes svádí k tomu ji znovu přeskočit?

A myšlenka nakonec. Prioritizace není práce s kalendářem, ale je to právě váš kalendář, který vždycky ukáže, co je pro vás skutečná priorita.