Často od manažerů slýchávám: „Ale to už jsem jim říkal.“ Nebo: „Přece jsem to zmínil.“ Jenže jedna věc je, že šéf něco zmíní, druhá věc je, jak to jeho tým pochopí, jestli si to každý zapamatuje a ke komu všemu se informace v jaké formě dostane. Speciálně v rychle se měnícím prostředí je každá informace, která není zasazena do širšího kontextu, snadno dezinterpretovatelná. To co dává informaci smysl je kontext. A ten pomáhá lidem dělat správná rozhodnutí i v nejasných situacích. Když leader pravidelně vysvětluje PROČ a nejen CO, dává lidem nástroje, aby byli proaktivní a adaptabilní. A co je nejdůležitější – buduje tím důvěru. Lidé věří rozhodnutím, která mají smysl a k tomu potřebují rozumět celkovému obrazu.
Klíčovými pojmy, které tu při práci s manažery v kontextu předávání informací používám, jsou anglicismy „overcommunicate“ a „overcontextualize“ – zjednodušeně tedy komunikovat víc, než byste čekali, a vždy jasně vysvětlovat co nejvíce souvislostí. Neznamená to ale zahltit lidi, ale spíše přistupovat k předání informací s tím, že se potřebujete zajistit, že všichni obdrží informace které potřebují, ve formě, která je pro ně dobře „stravitelná“, a že rozumí směřování a prioritám.
A co mi nejlépe pomáhá?
1/ Komunikujte víc, než si myslíte, že je potřeba.
Nejde o to zaplavit tým stovkami e-mailů nebo pořádáním nekonečných schůzek. Jde o pravidelný a smysluplný kontakt. Každý v týmu by měl mít pocit, že se na vás může kdykoliv obrátit a že ho v tom nenecháte. Klíčem je častá a podle úrovně detailu strukturovaná komunikace, která do sebe zapadá. Užitečné jsou pevně v kalendáři ukotvené a na sebe obsahově navazující celofiremní a týmové meetingy a individuální rozhovory, kde se věnujete hlavní cílům a prioritám, kde všichni získají přehled o pokroku, kde si lze vzájemně poskytnout zpětnou vazbu a kde lidé mohou klást dotazy.
2/ Opakujte důležité zprávy – ale různými způsoby.
I když máte pocit, že jste se už vyjádřili dostatečně, je pravděpodobné, že ne každý pochopil sdělení stejně. Různí lidé mají různé styly učení a porozumění informacím – někdo potřebuje slyšet věci víckrát, aby si je osvojil. Opakujte klíčové zprávy, ale zkuste různé formy: někdy stačí e- mail nebo zpráva ve Slacku, jindy osobní setkání nebo prezentace. Použijte také konkrétní příklady z praxe, aby sdělení bylo co nejjasnější.
3/ Vysvětlujte co nejvíce souvislostí.
To, že tým ví, co má dělat, nestačí. Potřebuje vědět, proč to dělá. Vysvětlování kontextu by nemělo být jednorázovou záležitostí, ale mělo by být součástí vaší komunikace pořád dokola. Když vysvětlíte širší obrázek, dáváte svým lidem důvod se k prezentovanému smyslu připojit a také lépe chápat důsledky svých rozhodnutí a pochybení. Věnujte pozornost tomu, aby každý člen týmu chápal v kontextu své role svůj osobní přínos k celkové strategii a plnění vytyčených cílů. Pochopení rolí ostatních je také důležitým prvkem pro ucelený pohled na souvislosti.
4/ Buďte příkladem otevřené a transparentní komunikace.
Lídr, který komunikuje otevřeně a pravidelně, nastavuje tón pro celý tým. Buďte transparentní, i když jde o nepříjemné věci. Když lidé vidí, že sdílíte nejen úspěchy, ale i výzvy a problémy, cítí se více zapojení a motivovaní k tomu, aby přispěli svými návrhy a řešeními. Kultura otevřenosti a zpětné vazby se buduje dlouhodobě, ale když ji jednou vytvoříte, může zásadně zvýšit angažovanost lidí.
5/ Využijte technologii, ale s mírou.
Moderní nástroje na komunikaci vám mohou pomoci udržet tým informovaný. Ať už jde o Slack, Teams, nebo jiné platformy – umožňují sdílet důležité zprávy, sledovat projekty a rychle vyřešit otázky. Nicméně důležité je, neztratit osobní rovinu komunikace. Technologie je skvělá, ale jen tehdy, když slouží jako doplněk k vaší autentické komunikaci, nikoli jako náhrada. Není moc trapnějších výmluv od manažera než: „Ale já jsem jim to napsal“.
Tím, že budete komunikovat více, budou se lidé cítit více v obraze, budou se méně ztrácet v prioritách a lépe pochopí smysl své práce.
Pokud doplníte co nejvíce kontextu, snížíte šance na neporozumění, které často vede ke zbytečným chybám a zpožděním.
Kontext a různé komunikační kanály pro sdělení stejných informací navíc zvýší pravděpodobnost jejich sdílení tak, jak byly zamýšleny, protože je pro každého snadnější je předat a porozumět jim v rámci vlastních role.
Z dlouhodobého hlediska se vytváří firemní kultura, kde informace lépe proudí a jakoukoliv odchylku od zaběhnutého systému je snadnější identifikovat. To se hodí například při změně na pozici manažera. Vytvoříte tím tak udržitelný firemní ekosystém, který není tolik závislý na konkrétní osobě manažera.
Komunikace není jednosměrná. Proto nezapomínejte na zpětnou vazbu – i před samotnou komunikací. Jak to myslím? Už při procesu přípravy komunikace se mi dobře osvědčilo zapojit další lidi z týmu.
Představte své myšlenky nejprve vybraným lidem z týmu. Doporučuji cíleně volit různou úroveň seniority a zkušeností. Zapojit cíleně i některého z úplných nováčků je výsadou opravdových lídrů :-).Nechte se je ptát, dejte jim prostor na vyjádření a poslouchejte jejich pohled na věc. Někdy to, co vám připadá jasné, je pro jiného naprosto nepochopitelné. A vám jde přece o maximální dopad vaší komunikace. Ptejte se proto na zpětnou vazbu ohledně své komunikace a buďte ochotní ji před finální komunikací upravit.
Takto investovaná energie se vám násobně vrátí díky srozumitelnosti předávaných informací pro mnohem více lidí.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
