Tak jako je výsledek práce týmu součtem příspěvků každého jeho člena, stejně tak dává smysl postupovat při skládání struktury reportu. Každý přeci přispívá svým dílem, tak proč to do reportu neotisknout.
Jedná se tedy mimo jiné o ideální příležitost, jak ukázat každému v týmu, jak je jeho část snažení důležitá.
Můžete dokonce zavést pravidelný meeting, kde každý z týmu prezentuje svou část ostatním. Vytvoříte tak prostředí, kde se společně sdílí, když se něco podaří a kde pasivita rychle narazí.
A také nechcete report stavět vždy sami, že?
Začněte tím, že se pobavíte s každým o tom, jaké parametry jeho práci nejlépe vystihují. Pro každou pozici jich lze najít více a každý z nich ovlivňuje celkový výsledek svým dílem.
Následně pak všechny v týmu požádejte, aby Vám opakovaně ve stejný den v měsíci dodali dohodnuté vstupy. Ideálně již v takové formě, abyste je mohli použít 1:1 do Vašeho finálního reportu a neplýtvali čas jejich složitými úpravami. Jednotný template se Vám zde určitě vyplatí.
Každého v týmu také předem informujte, jak s jeho příspěvkem naložíte a kdo ho uvidí. Může to pomoci s motivací se reportu dostatečně věnovat. A předpokládám, že již není třeba připomínat rituál osobní schůzky a že report Vám nikdo pouze nezašle mailem. Vyhraďte si čas na společnou diskusi nad zaslanými daty, ale hlavně nad komentáři a navrhovanými opatřeními, které by měly být nedílnou součástí každého reportu na všech řídících úrovních.
Nyní když máte všechny vstupy, tak před tím, než je poskládáme, ještě jedno zamyšlení. Data, která jste dostali od svých podřízených, mohou být totožná s hlavními KPI týmu a celkový výsledek může být zobrazen jako pouhý součet jednotlivých příspěvků. Jsem si jist, že takovým reportem ale nikoho svými strategicko-taktickými manažerskými dovednostmi neoslníte. Na celkový výsledek má přece vliv mnoho dalších činností, které lze také do reportu otisknout. Ideálně graficky na časové ose. Vyjadřují parametry, které jsou s hlavními KPI v kauzálním vztahu (jsou příčinou) nebo s nimi jinak korelují (souvisí) a reprezentují například právě již výše zmíněné konkrétní příspěvky jednotlivých členů týmu. Vytvořte jim tedy ve finálním reportu dostatečný prostor.
V reportu nezapomeňte také na „výsostní“ prostor pro ty parametry, které jste se právě rozhodli optimalizovat. Ty pak zobrazte v bezprostřední blízkosti celkového grafu/grafů s hlavními KPI, tak aby je všichni měli na očích. Reprezentují přece Vaší aktuální strategii, tak se pochlubte. Ukazují totiž nejlépe, jak právě výsledků dosahujete a jak svůj tým řídíte.
Takto kontextuálně postavený report má velkou šanci umožnit smysluplné diskuse nad relevantními opatřeními a zároveň zabrání nekonkrétním a zdlouhavým diskusím založených na kognitivních zkresleních a domněnkách.
Když máte na jednom místě vizualizovaná hlavní KPI spolu s dalšími parametry, které výsledky ovlivňují, máte možnost objevit vztahy, které by jinak zapadly.
Takto postavený report dobře poslouží nejen k efektivní komunikaci s nadřízeným, ale také k hodnotné diskusi s Vaším týmem, např. když budete vysvětlovat Vaši novou strategii nebo důvody pro taktické kroky.
Takovýto report bude mít dokonce i edukační vliv na všechny, kteří ho dostanou do ruky a chybí jim know-how v dané oblasti. Třeba to nepřiznají, ale vyplatí se to. Úroveň znalostí ve firmě zvyšuje její celkovou efektivitu, z čehož nakonec profituje každý.
V neposlední řadě bude všem také jasné, že máte věci pod kontrolou a Váš report není je “report pro report”.
Report by měl být hlavně o opatřeních do budoucnosti a kvalifikovaném odhadu jejich dopadu. Vliv opatření nazapomeňte zobrazit graficky jako součást výhledu na budoucí měsíce.
Doporučuji do grafu také vždy přenést výhled z předchozí iterace reportu. Takto vizualizovaná odchylka vám umožní postupně kalibrovat přesnost budoucích odhadů nebo odhalí specifika v různých přístupech jednotlivých manažerů k nim.
A mimochodem, nezapomeňte, že nejde jen o to se “trefit”. Překonat výhled je také v pořádku :-)
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
