Všeobecně je užitečné uvědomit si, že delegování není jen o přesunutí úkolů z jednoho seznamu na druhý. Jde hlavně o rozvoj vašeho týmu a o to, jak zajistit, aby firma mohla růst nezávisle na rozhodnutích jednotlivce. Při delegování je také důležité dobře porozumět tomu, co lze delegovat a co vyžaduje vaši osobní pozornost. Základním pravidlem zůstává pracovat s tím, že finální zodpovědnost vždy zůstává u vás. Proto se nikdy nemůžete zcela vzdát jasného přehledu, jak jsou delegované úkoly plněny. Zároveň je ale užitečné mít stále na paměti, že přílišná kontrola vede ke ztrátě motivace.
Pojďme si pro úplnost nejprve připomenout několik základních pravidel, na která je při delegování potřeba myslet:
1/ Výběr delegovatelných úkolů
Ne všechny úkoly se hodí k delegování. Začněte těmi, které nevyžadují vaši specifickou odbornost, ale zároveň poskytují rozvojový potenciál pro členy vašeho týmu. I rutinní úkoly mohou být pro některé lidi z týmu výzvou.
2/ Výběr lidí
Předpokládám, že znáte dobře svůj tým. Delegujte úkoly lidem podle jejich dovedností. Efektivnější ale je delegovat těm, kteří mají zájem se v dané oblasti rozvíjet. Přihlédněte také k jejich aktuálnímu zatížení a osobním cílům. Delegace by měla být vzájemně prospěšná.
3/ Jasné definování očekávání a cílů
Komunikujte jasně, proč delegujete a co od delegování úkolů očekáváte. Popiště srozumitelně výstupy, termíny a kvalitativní standardy.
4/ Podpora a zdroje
Ujistěte se, že lidé mají k dispozici všechny potřebné zdroje a informace k úspěšnému dokončení úkolů. Buďte dostupní pro dotazy a podporu, ale vyhněte se mikromanagementu. Cílem je přece posílit schopnost samostatného rozhodování.
5/ Systém zpětné vazby
Nastavte mechanismy pro průběžnou zpětnou vazbu, aby bylo možné hlavně v úvodní fázi výstupy společně korigovat. Předem definované pravidelné schůzky pomohou udržet vše na správné cestě, a zároveň poskytnout příležitost k ocenění. V rámci pravidelných schůzek reflektujte, co funguje a co je potřeba vylepšit. Přizpůsobujte svůj přístup na základě zpětné vazby a dosažených výsledků.
6/Postupný růst
Rozšiřujte autonomii vašeho týmu postupně. S většími pravomocemi přichází větší možnost pro osobní a profesní růst. Integrace nově získaných znalostí do rutin zabere čas a nelze jí uspěchat. Naproti tomu postupné zvyšování finančních limitů pro samostatné rozhodování je velmi dobrý nástroj, který může prakticky skokově efektivitu zvýšit.
7/Rozvoj dovedností a mentorství
Identifikujte příležitosti pro rozvoj dovedností a nabídněte mentorství nebo školení, pokud je to potřeba. To pomůže zajistit, že se lidé budou cítit připraveni a kompetentní k plnění nově delegovaných úkolů. Avy budete moci pokračovat v předávání dalších témat do týmu.
Tak tohle byly body, na které když budete myslet, delegování nejspíš dobře dopadne. Nyní si ale představte situaci, kdy události naberou rychlý spád. Vám na tohle všechno nezbývá čas a musíte se téměř okamžitě věnovat tématům se zásadní prioritou pro další fungování firmy. A aby toho nebylo málo, navíc nemáte v týmu nikoho, na koho můžete přechodně delegovat nebo rozdělit všechny své zodpovědnosti, protože by to např. znamenalo destruktivní přetížení. Co doporučuji v takové situaci?
Mnoho let jsem spolupracoval se špičkovým mentorem/koučem. Ten mi radil, abych v situacích největšího vypětí prostě vypnul. Sebral se a šel si sednout na 2 hodiny do kavárny a nepracoval. Nebylo to vždy snadné, ale funguje to perfektně. Dnes už vím, jak geniální to bylo. Mozek také „roste“ právě v období nicnedělání. V té chvíli přicházejí ty nejlepší myšlenky a nápady, dějí se zajímavé věci. A protože firma je také živý organismus, funguje to podobně. Když se vzdálíte, i ve firmě se začnou dít zajímavé věci. Takže:
1/ Prostě se vzdalte
Oznamte to samozřejmě svému týmu. Nezapomeňte na časové ukotvení, na jak dlouho se vzdálíte a jakých témat a meetingů se to bude týkat. I když se vám to může zdát jako nereálný úkol, protože nevíte, jak dlouho daná situace bude trvat, tým potřebuje orientaci. Zcela dostačující je například informace, že za 2 měsíce si povíte jak dále.
2/ Zůstaňte v obraze
Požádejte tým o samostatnost v rozhodování bez vás. Umožněte, aby maximum rozhodnutí, které lidé doposud dělali s vámi, na tuto přechodnou dobu vzali do svých rukou. Chtějte jen, aby vám každý týden všichni poslali jednoduchý přehled, jakých témat se rozhodnutí týkala a jaká byla jejich rozhodnutí. Tím si udržíte přehled a v kritických situacích stále máte možnost reagovat.
3/ Pozorujte, co se stane
Stejně jako já jsem v období „vzdálení se“ pozoroval své myšlenky a byl překvapený, jaká řešení mě napadala, i vy budete překvapení, čeho jsou vaši lidé schopni, co vše může fungovat bez vás a kdo jakou roli převezme v takto zásadně nové situaci. Jsem si jist, že tento „vynucený experiment“ vám ukáže možnosti, které by vám jinak zůstaly možná navždy skryté a ukáže se potenciál lidí, o kterém jste neměli tušení. Až se „vrátíte“, už nikdy se nevrátíte k původnímu fungování.
Delegováním úkolů získáte více času pro strategické řízení, zatímco ostatní získají cenné zkušenosti a pocit zodpovědnosti.
Delegováním nejenže zvýšíte efektivitu a produktivitu, ale také budujete odolnější, více zapojený a nezávislý tým, který je schopen čelit výzvám a přispívat k dlouhodobému růstu firmy.
Experiment v kritické situaci, kdy se jeví delegování podle běžně zažitých principů nemožné, vám ukáže potenciál lidí a umožní skokový růst efektivity týmu.
Používání emoční inteligence v leadershipu významně přispívá k vytváření pozitivní a podporující pracovní kultury. Zvědomování výzev, které lidé zvládli, motivuje k pouštění se do dalších výzev.
Proto když v souvislosti s výše popsaným žádáte o týdenní přehledy rozhodnutí, povzbuzujte vaše manažery, aby reflektovali nad svými rozhodnutími. Formulujte otázku pro přehled jejich rozhodnutí takto: "Jaké byly tento týden vaše nejnáročnější rozhodnutí, na která jste byli nejvíce hrdí?". Vnímáte ten rozdíl oproti standardní žádosti o zaslání přehledu rozhodnutí?
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
