Jako vždy není mým cílem popsat všechny možné varianty a taktiky na situace, které mohou nastat. Mým cílem je soustředit se hlavně na souvislosti, které vás možná „na první dobrou“ napadnou, ale přesto mají významný vliv, ať již přímo v dané chvíli nebo později.
Dnes se chci soustředit na jeden důležitý aspekt, který se hodí zohlednit, aby se podobné situace neopakovaly nebo se jejich intenzita snižovala.
Vycházím z předpokladu, že zadání požadavku proběhlo včas, vše bylo dobře vysvětleno, ověřili jste si pochopení zadání i formu, ve které očekáváte výsledek. Předpokládám také, že schopnosti a kompetence všech zúčastněných též nebyly překážkou a tam, kde se vyskytly pochybnosti, nabídli jste pomoc hned nebo kdykoliv v průběhu. Vysvetlili jste také smysl, proč dané podklady potřebujete a co se s nimi bude dále dít. Na závěr jste si vzájemně potvrdili, že je vše jasné a termín je vnímán jako reálný. Nic tedy nebránilo tomu, že už se stačilo jen spolehnout.
Je pátek 12:00 a stále nemáte požadované vstupy od všech a ani žádnou další indikaci, co se stalo nebo co se ještě bude dít. Čas vás tlačí. Pro zpracování vstupů jste měli vyhrazený čas a také se po náročném týdnu těšíte na klidný víkend. No a teď ještě řešit tohle. Znáte to?
Co s ve vás odehrává? Věřím, že je to změť pocitů. Frustrace, hněv, pochybnosti, tlak. Zavoláte dotyčnému, který vám podklady nedodal? Co řeknete první? Poradíte si pod časovým tlakem sami? Věřím, že jako zkušený šéf si dokážete poradit i bez všech potřebných vstupů, aby vaše reputace neutrpěla a s vidinou víkendu je nutkání zvolit toto řešení určitě silné. To je ale přesně ten moment, kde když podlehnete a zvolíte snazší cestu, v budoucnu budete řešit mnohem větší problém.
Jako „první pomoc“ pro zklidnění doporučuji nejprve připustit i jiné důvody nedodání podkladů než bezohlednost, lajdáckost apod. Co když se něco vážného přihodilo? Vstoupit s tímto nastavením do rozhovoru se vyplatí vždy. Dnes ale nechci detailně rozebírat všechny varianty možných postupů, jak by mohl rozhovor vypadat. Dnes mi jde hlavně o to zdůraznit, proč doporučuji reagovat, a to co nejrychleji, a nenechat vše až na jindy nebo na nikdy.
Pokud zvolíte jiné řešení než rychlou reakci, je velmi pravděpodobné, že se podobná situace s konkrétním člověkem bude opakovat. Vždyť on si šéf zase nějak poradí, že? A nejen to. Nepodceňujte, že se dotyčný o tenhle svůj zážitek příležitostně podělí i s ostatními a „nakazí“ je. A jak se pak budou cítit ti, kteří vynaložili úsilí pro dodržení dohody, když zjistí, že i oni mohli dodat podklady později a nebo kdyby je nedodali, zase by se tak moc nestalo? Příště bude nedodaných podkladů ještě víc.
Pojďme ale hlavně k té rychlosti reakce. Při plánování úkolů považuji za velmi důležité férovost a respekt k času všech zúčastněných. Doporučuji šéfům v zájmu týmu pracovat s co možná nejmenšími časovými rezervami ve vlastní prospěch a nevytvářet tlak, pokud není opodstatněný. Mimo jiné i proto vždy říkám, co se s dodanými podklady bude dít. Je zcela na místě doplnit, že např. hned od 12:00 máte naplánovaný slot pro jejich zpracování. S motivací dodat podklady včas to jistě pomůže. Takovéto sdělení lze zařadit do kategorie tzv. emočně inteligentních, které zvýší pravděpodobnost, že získáte, o co usilujete.
Naopak, jak by tým vnímal, když byste požadovali podklady ve 12:00, a přitom lidé ve vašem kalendáři uvidí, že na přípravě prezentace pro šéfa budete pracovat až v 17:00? A nebo to ve vašem kalendáři nevidí, ale ozvete se, že vám něco chybí až v 17:00? Už vnímáte, kam mířím s tím „ragovat co nejrychleji“?
Možná vám to přijde jako nepodstatný detail, ale i takto můžete nevědomě vyjádřit, že nedůvěřujete, že všichni dodají vše včas a necháváte si (jim) rezervu (a nebo, že zbytečně tlačíte). Pokud vyjde najevo, že pracujete s rezervou z důvodu nedůvěry ve vlastní tým nebo že někomu pozdní dodání tolerujete, bude to mít negativní dopad na motivaci v týmu i jeho výkon. A je tohle předpoklad pro budování nejvýkonnějších týmů?
Při plánování termínu dodání proto doporučuji dát maximální prostor lidem, neplánovat neodůvodnitelné rezervy pro sebe, ale být však zároveň maximálně důsledný, pokud někdo vaši důvěru zneužije.
Dává vám to smysl?
Pokud jako šéf výše popsanou situaci nepodceníte, je velmi pravděpodobné, že se příště počet těch, kteří vám podklady nedodají včas, sníží.
Pokud neváháte reagovat rychle, prezentujete důslednost ve svém jednání i to, že když o něco požádáte, skutečně vám na tom záleží. Závaznost termínů, které určujete, pak v budoucnu nebude nikdo zpochybňovat.
Zdánlivě jednoduchá, banální situace, ale pokud jí nenecháte bez reakce, bude to mít výrazný vliv, jakým tempem se váš tým bude posouvat a jak vás práce s ním bude bavit.
Při práci s těmi, kteří ve firemní hierarchii usilují o uznání a povýšení, pracuji s otázkou: „Co potřebuje váš šéf, aby měl klidný víkend?“ V kontextu situace popsané výše asi není potřeba zdůrazňovat, že nedodaný podklad před víkendem je z tohoto pohledu „NO GO“. A ani podklad dodaný večer se nepočítá.
Naopak. Co třeba navrhnout šéfovi, že při pohledu do jeho kalendáře mu podklady od ostatních zajistíte, případně dokonce hrubě poskládáte, aby on již mohl jen finálně doladit. Tuto příležitost můžete využít i k tomu, že ho např. požádáte, aby vás zasvětil do toho, v jaké formě se chystá vstupy pro svého šéfa připravit. Můžete se při tom spoustu nového naučit a „dát o sobě vědět“ více než vhodnou formou. Troufnete si?
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
