Vaši šéfové se vždy zajímají o data, že? Obrat, zisk, počet uživatelů, ztracení zákazníci, opakované zakázky a spousty dalších parametrů, které lze snadno měřit a vyhodnocovat. To vše je však už jen výsledkem vaší práce. A protože píši tipy pro šéfy, tak všechna takhle čísla jsou výsledkem toho, jak vedete svůj tým. Ale jak reportovat to, jak vedete?
Možná namítnete, že je to snadné. Existuje přece anketa spokojenosti zaměstnanců a pokud to nestačí, tak třeba 360° zpětná vazba. Jsou to určitě velmi důležité nástroje. Avšak všechny jsou organizovány někým jiným než vámi. Když mluvím o reportování, mám na mysli to, jak sami sledujete svůj leadership progres.
Mimochodem, napadlo vás, že pokud získá manažer velmi vysoké skóre spokojenosti od lidí ve svém týmu, nemusí to automaticky znamenat, že je dobře vede? Dokonce je běžná i situace, že jakmile se v leadershipu posune, zažije prudký pokles ve svém hodnocení, protože lidé odvyknutí výzvám budou nejprve reagovat negativně. O důvod víc, proč nenechat svou reputaci jen na někom jiném. Nemyslíte?
Možností, jak s pokorou, ale proaktivně pracovat na prezentaci svých leadership dovedností, používám více. Dnes se zaměřím na jednu z nich, která principiálně souvisí s předchozím tipem #39 - jak by měl mít šéf, který chce dlouho vydržet, rozložený svůj čas. Představte si, že na základě toho navíc uděláte pravidelný report. Pro sebe i pro vašeho šéfa. Jak takový report může vypadat?
Sloupcový graf, kde jeden sloupec ukazuje aktuální rozložení vaší pracovní doby. Stačí velmi hrubě. Nejjemnější dělení např. po 5%. Tento sloupec zobrazuje tři hlavní disciplíny, o kterých jsme mluvili minule. Čas, který věnujete lidem, čas strávený strategickými tématy a zbytek operativní činnosti. Každé z těchto témat můžete dále rozdělit na podsegmenty s cílem zdůraznit některé z klíčových témat, která jsou v dané oblasti vaší prioritou.
Přidejme nyní další informaci pro vašeho šéfa i pro vás. Za 100% zvolte osmihodinovou pracovní dobu. Když vše sečtete, nejspíš se dostanete na více než 100%, že? Zdůrazněte tedy opticky, kde se nachází 100% a nechte graf působit. Na sebe i na šéfa. Právě si oba začínáte tvořit konkrétnější představu o tom, jak vedete sebe i svůj tým a kolik to stojí úsilí.
Nyní se nabízí přidat další klíčovou komponetu každého reportu, a tou jsou trendy. Jak vypadal tento graf minulý rok? Nějaká změna? Měla by být. Pokud jste se jako šéfové posunuli, měl nejspíš méně strategických témat a méně času s lidmi. Tak přidejte časovou osu. Takový report jako podklad např. pro roční hodnotící rozhovor může mít segmenty po roce, ale v případě větších změn je možné zvolit čtvrtletí. Váš report leadershipu právě získal další dimenzi a další přidanou hodnotu. Protože když nejde něco přesně měřit, porovnání funguje v reportingu vždy perfektně.
A ještě něco. Určitě máte plány, kam se chcete posunout, že? Tak přidejte další sloupec na následující období. Zde už můžete pracovat např. na dalším snížení vaší zátěže delegováním činností do týmu nebo si také díky získanému času proaktivně přibrat nové strategické téma apod. Scénářů může být spousty a je jen na vás, kam míříte a co chcete šéfovi prodat.
Mně by se jako šéfovi líbil např. trend zobrazující redukci operativních témat při současném přibývání strategických témat. A pokud by to navíc bylo spojené s redukcí času stráveného prací, jste ideálními kandidáty na povýšení:-). A nebo také na nové strategické téma:-).
Samozřejmě se tento report také dobře hodí k prezentaci faktu, že každý růst v týmu znamená nejdříve nárůst množství času, který je potřeba věnovat lidem. Toto zobrazení může ale také dobře posloužit pro obhajobu nové vedoucí poziceve vašem týmu. A nezapomeňte, že nový šéf ve vašem týmu se také nejprve projeví větším množstvím času v kategorii vedení lidí, protože se musíte se věnovat jeho adaptaci. Úspora času pro vás přijde až později. Na tento efekt se často zapomíná.
Vidíte, co vše takový jednoduchý přehled o třech sloupcích na jedné stránce s několika komentáři dokáže? Jakmile si vytvoříte takovýto „rolling“ report, je už jen na vás, v jakých situacích ho využijete. Z mé zkušenosti vyplývá, že často až na základě takovéto vizualizace si mnohé uvědomíme, a to pomůže vést efektivní konstruktivní diskusi o dalším rozvoji.
Strategický nástroj pro sebe i pro vašeho šéfa, na základě kterého se vás už mj. nikdy nezeptá, co děláte celé dny.
Získáte také perfektní podklad pro plánování vašich činností na meta úrovni řízení, který můžete použít jak pro vlastní práci, tak pro společné strategické diskuse se svým šéfem.
Bonusem k tomu všemu je možnost uvědomit si, kdy a proč je toho už opravdu moc, a kdy je na čase např. upravit strukturu řízení v týmu, nebo začít důsledněji odmítat příležitosti s nízkou prioritou.
Podobná analýza vám může také pomoci uvědomit si, kdy už je nejvyšší čas na asistenta/-ku. Máte představu, kolik času vás stojí plánování a domlouvání schůzek, na kolik důležitých emailů nereagujete, kolik času strávíte zápisy ze schůzek nebo organizací služebních cest? Možná budete překvapeni, kolik celkové efektivity a prostoru pro růst se zde dá získat. Nemusíte být hned CEO, aby najmout pro vás asistenta/-ku, dávalo firmě smysl. Navíc asistent/-ka může být např. také sdílená několika manažery.
Udělejte si proto snímek týdne nebo dvou s fokusem na činnosti zaměřené na organizaci vašeho času, a které by pro vás mohl dělat někdo jiný. K výše popsaným přidejte např. předpřípravu mailů, získávání a analýzu podkladů podle určitých kritérií, kompletace vstupů od ostatních včetně urgencí při nedodání, zapomenutá schválení v různých workflow, organizace kolem fyzických podpisů apod. Je toho spousty, že? Jen se nad tím na chvíli zastavit a zamyslet se. A je to stále spousta činností, které udělá člověk lépe než umělá inteligence:-).
A kam investujete získaný čas? Přece do nových strategických témat a vedení lidí. Tak kdy se objeví zapracování asistenta/-ky ve vašem sloupečku práce s lidmi? Kdybyste přišli takhle dobře připraveni, sám bych měl problém vám asistenta/-ku odmítnou :-).
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
