Možná vám následující principy, na které se hodí myslet při předávání úkolů, přijdou jako samozřejmé. Z mé zkušenosti ale jednoznačně vyplývá, že právě tento základ lidé velmi často opomíjejí. Tyto základní principy pak nahrazují tím, že „doufají“ a „očekávají“. A to většinou nedopadne dobře. Frustrace a konflikty tam, kde by vůbec být nemusely, na sebe většinou nenechají dlouho čekat.
A když se pak objeví situace, které nelze vyřešit jednoduše a vyžadují vyšší úroveň dovedností? Tou dobou jsou už všichni zúčastnění natolik frustrovaní a stresovaní, že např. na vzájemnou empatii a pochopení už nemají motivaci. Proto se soustředím, abych tento základ nikdy nepřeskočil.
Nezáleží, jaký nástroj a jakou metodu na řízení úloh používáte. Interakci mezi lidmi, kdy se z(a)jišťují kapacitní a časové možnosti, se nikdy nevyhnete. Nejprve u týmů sleduji těchto pět věcí:
1.Přesné časové ukotvení
Neustále mě překvapuje, jak často se lidé spokojí např. s formulací „Udělám to do zítřka“. Co to prakticky znamená „do zítřka“? Do oběda? Do půlnoci? Představte si, jak se jako zadavatel budete cítit, když zpracovanou úlohu opravdu zítra potřebujete, protože na ní ještě zítra chcete pracovat nebo ji dokonce musíte předat někomu jinému. Jak se budete cítit do té doby, než danou úlohu obdržíte? Jak si pak takový den můžete plánovat? To zbytečné napětí za to opravdu nestojí. Nechávat druhému takový prostor pro flexibilitu je vždy na úkor flexibility vaší. Proto vždy domluvte i konkrétní hodinu a nerozejděte se dříve, než si ji vzájemně odsouhlasíte.
2. Akceptace termínu
Zpracovateli úkolu vždy doporučuji, aby jako první navrhl termín a čas dodání, se zohledněním dostatečného prostoru na další úkoly, na kterých momentálně pracuje nebo je očekává. Dostávat se již v okamžiku převzetí nové úlohy pod tlak není dobrý nápad. Na to bude prostor jistě později, až se při zpracování úlohy objeví překvapení. K samozřejmostem patří i ověření, že tento termín vyhovuje i druhé straně.
Konkrétně by to mohlo vypadat třeba takto: „Dodám Ti to ve čtvrtek do 12:00. Je to pro tebe v pořádku?”. A aby se nazapomínalo, doporučuji hlídat se vzájemně, aby sladění se na termínu probíhala takto kompletně.
3. Rezerva pro změny
Je téměř jisté, že když výsledek jako zadavatel obdržíte, nebude zcela podle vašich představ. Počítáte s tím? Obě strany? Plánujte si proto před každou další následující činností, pro kterou je výsledek této úlohy určen, alespoň jednu iteraci pro změny.
Předpokládaný počet změnových „koleček“ záleží samozřejmě na mnoha faktorech, např. senioritě zadavatele i dodavatele úlohy, trvání vzájemné spolupráce nebo komplexnosti zpracovávaného úkolu. Je však důležité, aby obě strany předem počítali s tím, že potřeba změn nastane vždy. Pokud plánujete vždy tak, že to tzv. „klapne na první dobrou“, vytváříte zbytečný stres a plýtváte energií všech zúčastněných.
Mimochodem, pokud si rezervu plánujete jen pro sebe a „nedělíte“ se o ní s tím, kdo pro vás úlohu zpracovává, tak vám „gratuluji“. Při hodnocení týmových dovedností si můžete rovnou několik bodů odečíst. Takhle se atmosféře tlaku v týmu určitě nevyhnete.
4. Prostor pro kreativitu
Často vás napadne lepší řešení, až když vidíte výsledek. Znáte tu situaci? Co potom s tím?
Dobrý manažer se pozná právě v situacích, když vše přestane běžet podle plánu. Situace, kdy se jeví výhodné odchýlit se od původního zadání, totiž vyžadují dodatečné dovednosti. Například je potřeba jednoznačně pojmenovat co s vícenáklady, zhodnotit, je-li požadavek na změnu oprávněný v rámci domluveného budgetu nebo vyřešit návaznosti a ovlivnění kapacit pro další plánované úlohy.
Dobrý leader se v takových situacích pozná tak, že nezapomene jednoznačně pojmenovat, že se nejedná o nesplnění zadání (s ohledem na zpracovatele úkolu). Pokud by totiž jasně nevysvětlil, co je důvodem dalších změn, často si zpracovatel nové úpravy vysvětlí jako vlastní chybu, a to ovlivní negativně jeho motivaci. Toto se děje často v situacích, kdy diskuse nad výsledkem probíhá například na schůzkách vedení, kterých se zpracovatel neúčastní. Sdělit spolu s novým zadáním celý kontext se vyplatí. Z pohledu zpracovatele to může znamenat rozdíl mezi frustrací a motivací.
5. Nastavení očekávání
Vyjasněte si předem, podle čeho se pozná, že je zadání splněné. Pokud např. zadavatel očekává hotové řešení, které jen předá dál, a druhá strana je zvyklá předkládat nejprve koncept k další diskusi, nedopadne to dobře.
V tipu #3 jsem psal, co mi dobře funguje. Stačí jednoduché dělení na dvě kategorie. Buď dodávám precizní výsledek, nebo „quick and dirty“ řešení. Precizní výsledek je často velmi časově náročný a vyžaduje mimo jiné velmi precizní zadání a nemusí být vždy optimálním řešením. Nebo volím druhou, méně precizní variantu. Osobně se vždy ptám na očekávanou kvalitu zpracování s ohledem na účel. Ptám se, zda stačí zvolit „quick and dirty“ cestu, kdy nejprve vytvářím velmi hrubě koncept k diskusi, a až když máme dodiskutovanou jasnou představu, žádám si o prostor na precizní dopracování úlohy.
Pokud se nedaří domluvit se na termínu, často je to právě definice toho, jaká je akceptovatelná hranice kvality tím, co diskusi zásadně posune. Někdy také předem domluvené částečné splnění zadání může vykonat podobně dobrou službu. Jen zdůrazním – předem domluvené.
Další užitečné tipy nechám na příště. Jako úplný základ doporučuji mít jasno v těchto pěti bodech. Každý z nich, pokud nefunguje, vytváří sám osobě atmosféru tlaku u všech zúčastněných. Jejich nezvládnutí sebou přináší nefektivity a plýtvání energií.
Udržitelný systém pro dlouhodobou spolupráci, ve kterém žádná strana dlouhodobě nestrádá a spolupráce má dobré předpoklady vás bavit.
Pokud se jako zadavatelé budete držet popsaných principů, budete oblíbený zadavatel a lidé s vámi budou chtít spolupracovat. To sebou přináší mimo jiné to, že úlohy pro vás budou automaticky prioritizovat před ostatními jen proto, jak dobře se s vámi spolupracuje. Budou si vás takto hýčkat. A to se vyplatí vždy.
Zabráníte zbytečným frustracím a rozpadům spolupráce, kterým se dalo snadno předejít.
Zvláště náchylné pro vznik antipatií jsou situace, když se domlouvá termín splnění úkolu na pátek. Nejen že zde lidé mají tendenci být v preciznosti určení termínu dodání laxnější, ale navíc často předpokládají, že o víkendu na tom „stejně nikdo nebude pracovat“. Z dodání v pátek se tak automaticky a bez další komunikace často stává pondělí ráno. Znáte to? Pokud ale zadavateli na výsledku opravdu záleží tak, aby měl klidný víkend, je pro něj důležité znát výsledek už v pátek. Nelze také vyloučit ani situaci, že na daném úkolu opravdu chce ještě pracovat právě o víkendu. Proto doporučuji věnovat pátkům speciální pozornost.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
