Určitě se shodneme, že tvorba strategie je velmi komplexní disciplína. Dnes se ale nebudu věnovat její přípravě – tedy nebudu řešit, jaké postupy při přípravě dobře fungují. Nebudu ani řešit, s kým mluvit dříve a s kým později, jak ideálně zapojit tým, ani implementaci strategie. Dnes to bude pouze o představení hotové strategie a jejím obsahu, aby se v ní okamžitě zorientovalo co nejvíce lidí a nevzbudila hned více otázek než dala odpovědí.
Tuto situaci jsem zažil mockrát v roli prezentujícího i toho, komu je strategie prezentovaná. Proto dobře vím, jak klíčovou roli hraje úvodní prezentace. Byl jsem svědkem i aktérem nepodařených prezentací strategie a postupně jsem dospěl ke struktuře, která mi začala dobře fungovat. Osvědčilo se mi rozdělit představení strategie do 3 bloků. Tyto bloky odpovídají na zásadní otázky, ve kterých lidé potřebují mít okamžitě jasno. Myslím si, že dobrý šéf by na ně měl lidem odpovědět přesně v tomto následujícím pořadí. A jaké to jsou?
1/ Proč nová strategie a co je cílem?
Jasně vysvětlete, proč je nová strategie důležitá a na co reaguje. Nezapomeňte zdůraznit, jaké výhody nová strategie přinese lidem, zákazníkům i firmě. Každému musí být také jasné, jak to bude vypadat, až bude hotovo a kdy má být hotovo. Proto musí mít každá strategie jasně definovaný cíl, kam vás má dovést a jak poznáte, že jste do něj dorazili. Každý si takový cíl musí umět představit. Ideální je samozřejmě vyjádřit ho měřitelně čísly.
Jako užitečný pomocník pro vysvětlení se mi osvědčila SWOT analýza. Předpokládám, že jste si tuto rychlou a velmi užitečnou analýzu při tvorbě strategie udělali. ;-) Pokud ne nebo neznáte, koukněte na internet. Po pár klicích budete mít jasno.
SWOT analýza vám pomůže s vysvětlením situace, na kterou reagujete, ať již je to např. nová příležitost na trhu nebo nějaká významná hrozba. Moje zkušenost? Jakmile jsem se věnoval analýze vnějších a vnitřních vlivů pomocí SWOT analýzy, zvýšilo to kredit celé mé prezentace.
2/ Jaká bude cesta k cíli?
Pro znázornění cesty k cíli doporučuji použít cestu. :-) Ne nadarmo se k tomuto účelu využívá tzv. roadmapa. Má spoustu výhod. Zobrazuje názorně navazující aktivity a snadno se na ní popisuje časové ukotvení. A navíc se vše vejde přehledně na jednu stránku. Pokud byste jich měli potřebovat více, už riskujete, že se lidé přestanou v roadmapě orientovat.
„Cestu“ použijte ideálně jako časovou osu a zobrazte na ní klíčové milníky celé strategie. Rozdělte implementaci strategie do jednotlivých fází, u kterých bude jasné, jak dlouho budou trvat. Krátce u každé z nich popište, co bude obsahem a cílem každé fáze. Tímto jednoduchým zobrazením pomůžete všem, aby sledovali celý proces a dobře se orientovali hned při prvním představení.
3/ Jak ostatní po té cestě provedete?
Klíčová část celé prezentace, na kterou se často zapomíná! Bez této části „nikdo nesmí odejít domů“. Když se vám tuto část podaří srozumitelně představit, lidé ucítí vaši podporu a pochopení pro jejich problémy. Dobrý šéf ví, jak je důležité poskytnout všem jistotu, že v tom nezůstanou sami. A že máte i jasný plán, jak je podpoříte a povedete.
Každý by si měl už ve fázi představení strategie udělat obrázek, co se od něj očekává. Díky tomu se může případně hned zeptat a nebude odcházet s pocity nejistoty. Proto se v této fázi hodí prezentovat například, že:
…poskytnete trénink a podporu tam, kde bude potřeba osvojit si nové dovednosti.
…zajistíte pravidelnou komunikaci během implementace strategie pro sdílení postřehů, úspěchů, potíží i zpětné vazby.
…poskytnete potřebné nástroje a zdroje.
…bude probíhat pravidelný reporting a revize strategie v předem definovaných termínech.
Sami znáte nejlépe lidi, kterým strategii prezentujete. Proto předem dokážete odhadnout, jaké námitky nebo dotazy přinesou. Hodí se na ně v tomto bloku reagovat dříve, než se na ně někdo zeptá. Posílí to důvěru ve vás i vaší strategii – lidé totiž vnímají na podprahové úrovni, že jim rozumíte.
Pokud vaše prezentace obsahuje srozumitelně všechny tři uvedené komponenty, máte velkou šanci získat důvěru od svého šéfa (pokud si s ním nejdříve strategii schvalujete) i všech ostatních, kterým ji následně představujete.
Výrazně také zvýšíte šanci, že na realizaci strategie nezůstanete sami. A nemyslím jen, že se lidé nezapojí naplno. Zpackané představení strategie často urychlí odchody těch, kteří už nějakou dobu váhali, jestli jít pomoci někomu jinému se srozumitelnější strategií.
Představte si, že vedete tým a jdete svému šéfovi představit strategii, kterou chcete dosáhnout jím definované cíle. Jak odpovíte na otázku svého šéfa, když se zeptá, co vaší strategii říká váš tým?
Proč se ptá? Dobrý šéf ví, že sám toho člověk moc nedokáže – proto ho zajímá, jestli za vámi tým stojí. Zajímá ho, jestli vás ještě čeká přesvědčovací fáze vašeho týmu. Dobrý šéf totiž ví, že je to zcela jiná výchozí situace pro další kroky.
Také touto otázkou jednoduše zjistí, jaký jste šéf. Dobrý šéf totiž do stavby strategie zapojí ideálně celý tým. Společně vytvořená strategie má mnohem větší šanci na úspěch. Pokud se lidé podíleli na její tvorbě, mají zcela jinou motivaci „vyzkoušet“, jestli bude fungovat.
Proto se držím následující zásady: Dobrý šéf nikdy nepředstavuje svému šéfovi strategií, aniž by měl commitment svého týmu (v češtině asi nejlépe vystihují slova jako závazek, resp. příslib). Pokud týmu dává strategie smysl, chce se na její realizaci podílet a stojí za vámi, máte při samotné prezentaci strategie argument navíc. A pravděpodobnost, že šéf přijme vaši strategii, potom hraničí s jistotou.
Takže nenechte vašeho šéfa položit tuto otázku první. Buďte rychlejší.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
