Dnes to rozhodně nebude o citacích pasáží ze zákoníku práce o tom, kdo co kdy v souvislosti s dovolenou musí. Také to nebude o žádných moderních konceptech dovolené. Místo toho se budu věnovat tomu, jak je důležité, jak jako šéfové dovolenou vnímáte a jak svým jednáním ovlivňujete přístup k dovolené lidí ve Vašem týmu.
Téma dovolené rozhodně není jen o jejím formálním plánování. I když i tím toho lze spoustu zkazit, nebo naopak získat. Přístup k dovolené i její řízení považuji u šéfů za důležitou součást vedení týmu, která má velký vliv na spokojenost a produktivitu. Dokonce i ve firmách, kde mají neomezenou možnost čerpání dovolené, ani to samo o sobě nezajistí, zda lidé takto získané volno využívají efektivně.
A mimochodem, téma dovolených je další užitečné téma, které se na manažerských trénincích opomíjí, a přitom je jeho zvládnutí velmi užitečné.
Podmínkou nutnou pro další práci s dovolenou je to, aby si lidé dovolenou vůbec brali. Jít zde do detailu by mohlo být určitě zajímavé, ale není to to hlavní, čemu se chci dnes věnovat. Tak jen stručně několik doporučení. Aby si lidé dovolenou brali, je potřeba jí plánovat. Osvědčilo se mi plánování dvou třetin dovolené každého v týmu již na začátku roku. Nabízí to stále každému dostatečný prostor pro osobní flexibilitu a šéfovi to umožňuje rozumně nakládat s kapacitou týmu v čase. Doporučuji toto komunikovat ne jako omezení, ale jako záruku, že dovolenou žadateli v daném termínu zaručíte, a on si tak může včas zajistit např. letenky.
Také mám pro první přiblížení pravidlo, že na dovolené v jednom okamžiku může být max. 50% týmu. To se samo nevyřeší a vyžaduje to již vzájemnou koordinaci mezi lidmi v týmu. Pomocí těchto dvou základních pravidel dáte lidem na vědomí, že plánování dovolené je jejich zodpovědností, ale také že je součástí efektivního týmového managementu.
Pokud perfektně zvládnete organizaci dovolených, stále to ale neřeší to rozhodující. Dovolená slouží primárně k regeneraci organismu. A s regenerací je to ale stejné jako s vyrušováním při práci. Každé vyrušení také velmi snižuje její efekt. Mělo by Vám tedy jít o to, aby odpočinek na dovolené byl co nejkvalitnější. Kvalita času stráveného na dovolené, víc než s čímkoliv jiným, souvisí s tím, jak je dovolená ve Vašem týmu vnímána. Jak to myslím? S orientací Vám pomůžou následující otázky:
1/ Jak vnímáte dovolenou u sebe a u lidí ze svého týmu? Vnímáte jí jako nutné zlo a distrakci, které Vás připravují pravidelně o potřebnou pracovní kapacitu, nebo jako prostředek pro podporu udržitelného růstu?
2/ Pracujete o své vlastní dovolené? A prosím žádné „…jen kontroluji maily”. Prostě jestli můžete říci, že vůbec nepracujete. Pro ještě větší upřesnění doplním: nečtete pracovní zprávy, nepoužíváte žádný z firemních systémů, pracovně netelefonujete, neúčastníte se žádných online schůzek apod. Prostě se na dovolené úplně odpojit. A máte také přesný přehled, jak tohle má každý ve Vašem týmu?
3/ Jak je vnímána práce o dovolené ve Vašem týmu? Vnímají ji lidé jako „hrdinství“ a ukázku oddanosti společným cílům, nebo jako nekompetentnost zvládat svou práci? Cítíte se provinile vůči ostatním, když si berete dovolenou? Víte jestli máte v týmu někoho, kdo se cítí provinile, když si bere dovolenou?
Toto jsou všechno témata, ve kterých když máte jako šéf jasno a uděláte jasno ostatním, můžete hodně získat. A jak na to?
Protože jdete příkladem se zaváděním kultury dovolených, je nutné začít u sebe. Je klíčové, abyste sami dělali to, co od ostatních očekáváte. Ví o Vás tedy každý v týmu, že je pro Vás důležité o dovolené nepracovat a proč? Otevřeně se o tom nebojte mluvit. Např. i to, zda pracujete o víkendu, dává signál do týmu. Když už si občas nedokážete pomoci, posuňte alespoň u víkendových zpráv čas odeslání. A už vůbec nerozdávejte o víkendu úkoly. Tím jasně ukazujete, že sami neodpočíváte, a navíc nerespektujete volný čas ostatních.
A proč je pro šéfa ještě také důležitá regenerace? Jak vnímá tým, když šéf působí unaveně? Když je šéf unavený, jaká je šance, že s nadhledem provede tým náročnými situacemi? V kritických chvílích je to právě on, kdo musí zachovat klid a rozvahu. A to se dělá s vyčerpaným organismem opravdu špatně. Strhaný manažer navíc rozhodně nedává lidem pocit, že má věci pod kontrolou.
Doporučuji tématu dovolených věnovat také pravidelný čas na týmových i individuálních meetinzích. Veřejně diskutujte výše popsané otázky a určujte jasná očekávání, jak to v týmu chcete mít. Úvod do kultury dovolené v týmu také nezapomeňte začlenit jako součást adaptace každého nováčka.
Z užitečných technických věcí jen výčtem připomenu důležitost jmenování zástupu po dobu nepřítomnosti a zrušení účasti na všech pravidelných meetinzích. Také ještě doporučuji sledovat, aby si lidé brali delší bloky dovolených. Vypnout na pár dní je také důležité, ale teprve při několikatýdenní dovolené má člověk šanci pořádně zregenerovat.
Jako šéf tedy doslova musíte chránit čas na dovolené sobě i ostatním. I zde však samozřejmě platí, že nejúspěšnější bude ten šéf, kterému se podaří nastavit takový systém, který dokáže sladit potřeby lidí ve svém týmu s potřebami firmy resp. zákazníků.
Plánování dovolené Vám zajistí možnost reagovat včas a zajistit splnění závazků i v době dovolených. Přenesení plánování většiny dovolené na Váš tým dá lidem pocit spoluzodpovědnosti za řízení týmu a Vám ušetří velkou část energie.
Pokud vytvoříte kulturu, ve které je vzít si dovolenou a zcela se odpojit podporovaný stav, zabráníte přetížení často klíčových lidí, a nebo dokonce jejich odchodům. Váš tým tak bude mít v porovnání s ostaními dobré předpoklady stabilně a udržitelně růst.
A vůbec nepodceňujte potenciál nápadů, které vzniknou s „čistou hlavou“ a s odstupem získaným na dovolené, ať již v jejím průběhu průběhu, nebo po návratu. Často by se právě ty jinak neměli šanci objevit.
Při psaní tohoto tipu mě napadly ještě 3 užitečné věci:
1/ Nastavit odpověď v nepřítomnosti do mailu by měla být samozřejmost, ale samo o sobě to nestačí. Radši o tom, že se „vypínáte”, napište ještě krátce před odjezdem co nejvíce lidem. Čím více jich bude, tím více zvýšíte pravděpodobnost, že nebudou psát ani volat a ani se divit, kde jste. Klid na dovolené a o poznání menší množství nezodpovězených zpráv po Vašem návratu Vám bude odměnou.
2/ Často se setkávám s tím, že se šéf nemůže „vypnout“ kvůli různým standardním schvalovacím workflow. A překvapuje mě opakovaně, že i v bohatých firmách manažeři uvádí jako důvod vysokou cenu za potřebné licence. Jsem si jistý, že i u těch nejdražších systémů Vás v konečném důsledku tahle distrakce klíčových lidí na dovolené stojí víc.
3/ Jako šéf týmu, neuvádějte nikdy svému šéfovi jako důvod nesplnění plánu období dovolených. To je za mě absolutní „NO GO“ a plýtvání jeho časem. To přece při svém plánování zohledňuje. Není žádným překvapením, že dovolené jsou v období dovolených. I Váš šéf má šéfa a tuto výmluvu prostě nemůže použít bez následků dál. Tak mu pomožte. Vyplatí se Vám být v tomto lepší než ostatní.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
