Když od někoho něco potřebujete, přemýšlíte také nad tím, proč by to pro Vás měl vlastně udělat? Jak často při žádosti o cokoliv použijete empatii a vžijete se do pozice druhého? Reagujete nějak na fakt, že nikdo jen nečeká, až za ním přijdete, že také právě pracuje na jiných úkolech a že má jistě naplánovaný svůj čas minimálně na několik dní dopředu?
Přemýšlíte nad tím, že když očekáváte řešení dokonce ještě dnes, co to pro druhého vše znamená? Co taková změna způsobí s jeho efektivitou, výkonem, náladou a motivací? To jsou všechno relevantní otázky, které se hodí položit si dříve, než prostě jen přijdete a začnete „rozdávat“ úkoly.
Pro začátek se hodí uvědomit si, že nová úloha pro druhého znamená potřebu vyřešit kolize s již rozpracovanými a domluvenými úlohami. Je také užitečné zohlednit, že svou žádostí stavíte druhého do situace, kdy musí věnovat práci více času a nejspíš i na úkor svých naplánovaných osobních aktivit či své rodiny. Už třeba jen tím, že jste ho právě vyrušili v jeho soustředěné práci. Lze tedy očekávat, že jeho mozek může nejprve zpracovávat pocity frustrace, které říkají, že zase dnes domů nepůjde včas, že zase dnes nedokončí vše, co chtěl, nebo že zase večer neuvidí své děti.
Takto bez příkras to zní nejspíš tvrdě, ale v první chvíli to tak může zodpovědný kolega vnímat. Proč? Protože jeho první myšlenky budou o tom, jak Vám vyhovět. Když už toho ale bude příliš, tak tyto myšlenky mohou způsobit bouřlivou reakci, ať už uvnitř člověka, nebo i takovou, která se projeví i navenek.
Neberte tedy vůbec za automatické, že každý dokáže hned sebevědomě reagovat odpovědí, že Vám to dodá „příští týden ve středu“, až dokončí již naplánované úlohy, případně otázkou: „Do kdy to potřebuješ?“. Nesčetněkrát jsem slyšel od šéfů námitku: „Je přece dospělý, tak snad se ozve, kdyby se mu to nelíbilo.” To je špatné očekávání. Respekt k Vaší roli nebo ochota pomoci totiž způsobí reakci na úkor vlastního komfortu. Nikdo přece nechce ukázat svému šéfovi nebo i kolegovi, že svou práci nezvládá nebo nechce působit nekompetentně, či že se na něco vymlouvá.
Když tedy od druhého něco chcete a už jste se zamysleli nad tím, co vše se mu může nejspíše honit hlavou, soustřeďte se zároveň na nabídku pomoci tam, kde můžete být užiteční. A s čím například můžete pomoci? Když dojde k přijetí úkolu, který má dopad na termín dodání jiného úkolu, logicky lze očekávat negativní reakci jeho zadavatele, že? Takže co například tuhle komunikaci vzít na sebe? Také je pravděpodobné, že nebude snadné posoudit, která z již přijatých úloh má vyšší prioritu. I s tím byste měli jako šéf pomoci.
Ať jste šéf nebo jen kolega, když od druhého něco potřebujete, ptejte se. Ptejte se na časové možnosti, realistické termíny nebo možné překážky. Hlavně ale automaticky nečekejte, že takto bude uvažovat „ten druhý“. Pokud řešení potřebujete dříve, než Vám je nabídnuto, proberte společně možnosti, které mohou vést k dřívějšímu vyřešení vašeho požadavku.
Už tedy víte, že příjemce Vašeho zadání Vám často hned nepoví, co se mu vše honí hlavou. Takže důležité je ptát se místo toho, abyste jen chrlili požadavky a zdůrazňovali, jak „… je to důležité”. Zajímejte se také o osobní plány, pokud vnímáte, že splnění úkolu bude možné jen za cenu prodloužení pracovní doby. Prostě se snažte zjistit a reagovat na skutečné pocity, které jste touto změnou způsobili. Jako šéfovi Vám doporučuji velmi citlivě sledovat reakce Vašich lidí na každý nový úkol a sebemenší náznaky diskomfortu nenechte bez povšimnutí a podpory.
Osobně se vždy při práci také soustředím na to, co nedělat. Často to úplně stačí pro zásadní posun. Takže zde dvě úplné „NO GO”:
1/Nikdy, prosím, netlačte a neohánějte se tím, že „zákazník to potřebuje hned“. Kromě toho, že je tento postup často na hraně manipulace, prozrazujete tím o sobě, že vztah se zákazníkem neřídíte. Říkáte tím často mimo jiné i to, že jste zákazníkovi již slíbili splnění jeho požadavku, aniž byste proveditelnost konzultovali s tím, kdo danou úlohu bude zpracovávat. Nikdy neupřednostňujte komfort zákazníka před komfortem kolegů nebo svých podřízených. I vztah se zákazníkem musí být vyvážený, jinak je z dlouhodobého hlediska neudržitelný. Součástí zdravé firemní kultury by mělo být tuto křehkou rovnováhu opečovávat.
2/ A také už nepoužívejte „asap“. Napadlo vás někdy, že použitím „asap“ o sobě druhým dáváte najevo svou vlastní neorganizovanost?
A poslední poznámka. V situacích, kdy víte, že jdete u druhého kapacitně takříkajíc „do plných“, zapomeňte na vlastní časové rezervy, které Vám sice dodají klid, ale jen zvýší tlak na vašeho kolegu. Tenhle projev netýmového jednání do dobře fungujících týmů nepatří. Je jen otázkou času, kdy vyjde najevo, pokud někdo takto na úkor ostatních funguje. Jedná se o nevyslovené vyjádření nedůvěry, a to se těžko napravuje.
Podstatou úspěchu v popsaných situacích je tedy ptát se, být ohleduplný a nabídnout pomoc. Dává vám to smysl?
Takovéto empatické jednání s respektem se Vám vrátí. Jak? Každý přirozeně rád tráví čas s lidmi, se kterými se cítí dobře. Když se budete o ostatní zajímat a budete v tom lepší než ostatní, máte jistotu, že na seznamu všech zadavatelů úloh budete vždy na prvních příčkách a lidé s Vámi budou rádi spolupracovat. Když pak dojde na lámání chleba a kapacit se opravdu nebude dostávat, Vaše požadavky budou mít prioritu, a ne proto, že jste šéf.
Motivovaný, výkonný a nepřetížený tým už budou jen logickým důsledkem Vašeho ohleduplného jednání.
Když získáte řešení, které jste potřebovali, tak prosím zapomeňte na všechna „super“, „mega“, „ty jsi zlatíčko“ a podobné expresivní výrazy se spoustou srdíček a jiných emotikon. Místo toho poděkujte a vyzdvihněte něco konkrétního, co se vám opravdu líbilo na provedení úlohy. Také se určitě zeptejte, jaké se v průběhu zpracování vyskytly těžkosti a jak se je podařilo zvládnout nebo co byl recept na úspěch. Případně požádejte o jeho sdílení s ostatními. Díky zájmu a konkrétní zpětné vazbě dosáhnete mnohem většího efektu. Upevníte navíc svůj vztah s lidmi kolem Vás a pro příště jste postoupili v žebříčku oblíbenosti zadavatelů na přední pozice.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
