V životě každého manažera existuje okamžik, kdy se zdá, že čas utíká rychleji než obvykle. Spousty projektů, setkání a povinností vytváří pocit, že nikdy není dost času na to, aby se vše stihlo.
I Petrova pracovní zátěž byla ohromná, a přestože se velmi snažil, nedařilo se mu vše zvládat. Vypadalo to, že se dostal do slepé uličky, z níž nebylo úniku.
Pokud taková situace trvá dlouho, přidávají se navíc pochybnosti o tom, jestli svojí práci zvládáte dobře, zda jste dostatečně kompetentní, nebo zda by nebylo lepší jít dělat něco jiného.
Ani v této situaci to nebylo jinak. Ve skutečnosti je ale Petr velice kompetentní, a troufnu si tvrdit, že odborně i lidsky představuje pro každou firmu výhru. Jen prostě v dané chvíli ztratil fokus a snažil se zvládnou víc, než bylo v jeho silách. Jeho šéf mu v této situaci navíc také právě nebyl oporou.
Aby manažeři dokázali řešit takové situace, potřebují se naučit správně řídit svůj čas, lépe pracovat s prioritami a zlepšit své strategické schopnosti. To je běžný úvod k radám z příruček pro manažery, že? Pojďme být konkrétní a podívat se na to, co nám v tomto případě dobře zafungovalo.
Petrovi pomohla dobrá vizualizace. Často zjistíme, že jakmile vše, jak se říká, “hodíme na papír”, uleví se nám už jen proto, že na vše nemusíme myslet. Dobře vytvořená vizualizace však dokáže pomoci ještě více.
V tomto případě jsme se rozhodli využít formu myšlenkové mapy. Seřadili jsme si jednotlivá témata podle čtvrtletí a přiřadili k nim dva typy jednoduchých symbolů. Zatím nic světoborného.
První byly značky v barvách semaforu, aby bylo na první pohled vidět, v jakém stavu se dané téma nachází. Druhá značka byla klasická rozpracovanost – kruh s vyplněnými kvadranty podle toho, kolik procent z daného úkolu máme splněno. Vše bylo navíc seřazeno ve sloupcích, přičemž na prvním místě bylo téma s nejvyšší prioritou.
Už toto samo o sobě velmi pomohlo, a úleva se dostavila téměř okamžitě. Proč? Vidět před sebou takto vizualizované množství již dobře odvedené práce i přes ambiciózní plány dodalo potřebné sebevědomí a energii pro další fungování.
Ale teď ten hlavní “trik”. Znáte z teorie efektivní komunikace metodu zrcadlení? Zjednodušeně se jedná o opakování toho, co druhá strana řekne, čímž dáváte najevo, že jste vnímaví. Toto protistrana podvědomě vnímá pozitivně a navíc má možnost v případě nepřesností korigovat. Použili jsme stejný princip. Zvolili jsme totiž naprosto stejnou vizualizaci, jakou používal Petrův šéf pro svá témata.
Co to způsobilo? Při příští schůzce se Petrův šéf rychle zorientoval, a to i v omezeném čase. Stačilo doslova pár minut, aby vyjádřil své překvapení nad tím, co vše již Petr zvládl. Toto byla mimochodem úplně opačná reakce, než si Petr vytvořil ve své “ambiciózní” mysli, a pozitivně ho to překvapilo.
Nyní už Petr dokázal ve zcela jiném vnitřním nastavení vysvětlit svému šéfovi své pochyby, a on mu dokázal dobře pomoci při společném určování priorit.
Petr zažil zlepšení v několika rovinách.
Ulehčil své přetížené mysli, a už sám se sebou nevede rozhovory plné pochyb, protože on sám i ostatní mají nyní dostatečný přehled pro prioritizaci.
Tato vizualizace se také stala základem pro pravidelný reporting nejen směrem k Petrovu šéfovi, ale také díky své jednoduchosti dobře slouží pro orientaci ostatním ve firmě o aktivitách úseku, za který je Petr zodpovědný. Díky tomu Petr dostává méně otázek ohledně stavu jednotlivých úkolů, a spíše mu kolegové pomáhají při jejich řešení.
Petr také zvýšil efektivitu v komunikaci se svým šéfem a získal v něm parťáka, protože se naučil mluvit “jeho řečí”.
Zaslouženě už Petra zase práce baví.
A nyní, jak zvládat více za méně času, možná trochu netradičně.
Kolikrát jste slyšeli výmluvu, že den má pro každého jen 24 hodin? Ale proč brát pro plánování činností fakt, že den má 24 hodin, jako pevně daný? Jak to myslím?
Vlastně se jedná opět jen o určitou formu vizualizace. Zkuste si rozdělit den na tři samostatné bloky a představte si, jakoby to byly 3 samostatné dny namísto jednoho. Bloky můžou vypadat například následovně: První blok dopoledne v čase 6-12, druhý odpoledne 12-18 a třetí večer 18-22. Do jednotlivých bloků si pak plánujte jednotlivé úkoly. A nezapomeňte i na své nepracovní aktivity. Udělejte si v těchto blocích prostor také na odpočinek, rodinu, sport nebo koníčky.
Od té doby, co jsem o tomto principu slyšel a začal ho praktikovat, zvládám více věcí, na cestě za svými cíli se posouvám rychleji, a lépe se mi daří zajistit rovnováhu mezi časem kdy pracuji a časem věnovaným rodině nebo jen sobě.
Je to jenom pocit, nebo je to skutečnost? V životě se přece vše točí kolem pocitů, takže zkusíte to?
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
