Přeplněné kalendáře, bez mezery na jídlo, oddych nebo na nerušenou práci, to je opravdu vážná situace. Když už k tomu dojde, rychlá řešení se logicky zdají být v nedohlednu. Právě v takových chvílích je ale klíčové připomínat si, že každé malé zlepšení má svůj klíčový význam. Pokud takových zlepšení aplikujete více, jejich efekt vám pomůže vymanit se z toho nejhoršího. Takto získaná energie vám pak pomůže získat potřebný nadhled pro řešení, která se projeví až ve střednědobém horizontu.
Přeplněný kalendář doporučuji analyzovat z energetické perspektivy. O tom jsem ale už psal v tipu #17. Tak si to případně připomeňte. Princip zjednodušeně spočívá v tom zeptat se sami sebe: "Budu mít po této schůzce více, nebo méně energie?" Tato jednoduchá otázka vám může pomoci identifikovat ty části dne, které vás energeticky nabíjejí, a ty, které vás vyčerpávají. Pokud je to možné, zkuste toto zohlednit při plánování dne, resp. začněte pracovat na úpravě těch, které vás energeticky vyčerpávají.
Dnes bych se chtěl ale podívat na jednotlivé položky v kalendáři z jiné perspektivy. Zkuste si položit pro vaši orientaci těchto několik otázek:
1/ Odcházíte ze schůzek s další hromadou nových úkolů, nebo se vám daří délku vašeho „tasklistu“ zkracovat a své úkoly na schůzkách s ostatními delegovat?
2/ Jste spíše ti, kteří si bez ohledu na svůj kalendář na schůzkách přibírají další a další témata ve snaze udělat dojem, pomoci ostatním, přispět ke společné věci (doplňte si sami za sebe další případné motivace)?
3/ A jak jste na tom v porovnání s ostatními? Nezvykli si například, že když budou ještě o chvilku déle mlčet, budete to vy, kdo se k novému tématu přihlásí?
Našli jste se v některém z témat? Tak co to zkusit příště trochu jinak? :-) Váš kalendář to zcela jistě ovlivní k lepšímu.
Z mé zkušenosti také vyplývá, že většina juniorních manažerů si projde fází, kdy má pocit, že jejich role znamená starat se o svůj tým tak, že od lidí z týmu přijímají úkoly k řešení. Ze začátku mají manažeři běžně pocit, že se musí o svůj tým postarat, aby se jim všem dobře pracovalo, aby toho neměli moc apod. Na sebe tak velice rychle zapomínají a vede to velmi rychle k jejich přetížení. Často to pak končí tím, čemu říkám, že tým začne řídit svého šéfa.
I zde se nabízí sledovat důsledně, zda si ze schůzek odnášíte tolik úkolů, které vaši „kalednářovou“ bilanci zhoršují, a nebo se vám daří ji vylepšovat. Moment, kdy přijmete od svého týmu úkol, je ideální pro to zároveň také o něco požádat. Ať už je to žádost o lepší zpracování podkladů k jejich poždavku (o tom jsem psal více v tipu #43) nebo zcela o jiný úkol.
Pokud to budete dělat dobře, projeví se to buď tím, že vám postupně začnou mizet témata z vašich kalendářů, nebo že se omezí na krátké statusové reporty. Každopádně to v kalendáři uvidíte.
Chápu, že když vám na výsledku záleží, přijde vám automatické nabízet pomoc nebo se nabízet pro zpracování nových témat. Vždy to ale doporučuji dělat v kontextu vaší aktuální vytíženosti, v tomto případě vyjádřené pohledem do vašeho kalendáře. A jako připomínku, kam se už nechcete dostat, vám doporučuji udělat si dnes screenshot vašeho přeplněného kalendáře jako základ pro sledování vašeho budoucího zlepšení.
A jak vám pomůže otevřená komunikace? Přijde vám moc říci např., že v následujících týdnech máte zcela plný kalendář a časově ukotvit, do kdy nebudete přijímat nové úkoly? Proč vám to přijde moc? Máte obavy ze soudu ostatních, že neděláte dost? To vše jsou relevantní otázky, které když si položíte a ustojíte je, můžete se vydat na cestu, kdy dostanete kalendář opět pod kontrolu. Navíc pokud budete pracovat s těmito otázkami důsledně i do budoucna, je pravděpodobné, že se situace s vaším kalendářem změní k lepšímu už navždy.
Téma aktivního managementu nových témat považuji za klíčové. Pro získání rychlého nadhledu ještě připojím dvě mentální berličky, které mi také dobře fungují.
1/ Přechodná témata - Když vám situace připadá bezvýchodná, pro získání nadhledu a motivace pomůže také identifikovat v kalendáři témata, která jsou přechodného rázu. Takovým typickým tématem je např. zapracování nového kolegy, který vám brzy odlehčí. Uvědomění si této skutečnosti samo o sobě pomůže nepropadnout panice zcela.
2/ Osobní témata - Dobře mi také funguje, když si vědomě plánuji do přeplněného kalendáře soukromé aktivity v průběhu dne. Ty mi dávají pozitivní pocit, že mám svůj život stále pod kontrolou a nevěnuji celý svůj čas pouze práci. Počítá se např. vyzvednutí dětí ze školy, sport, procházka, nákup a v neposlední řádě třeba preventivní prohlídka u lékaře. Špatný pocit z toho, že pro samou práci nezvládáte nic jiného, vám totiž také klidu na optimalizaci kalendáře nepřidá.
V takto extrémních případech vám jakákoliv mentální první pomoc pomůže vidět to pomyslné světlo na konci tunelu.
Pokud navíc začnete aktivně řídit poměr nových témat, která si nabíráte v kontextu stavu vašeho kalendáře, získáte brzy zpět ztracený nadhled a máte velkou šanci posunout management svého kalendáře na vyšší úroveň i do budoucna.
Když už se situace s vaším kalendářem jeví opravdu neúnosná, projděte si na začátku týdne naplánované meetingy a zvažte jejich zkrácení.
Z mé zkušenosti vyplývá, že speciálně u pravidelně se opakujících schůzek se situace mění týden od týdne. Jsou týdny, kdy jejich pravidelně alokovaná délka není potřeba, jen se považuje za tak nějak automatickou. A právě v tomto automatismu se skrývá potenciál.
Věřím, že takto můžete získat spoustu potřebného čas navíc. Každých 10 minut se počítá. I kdyby to měl být čas, kdy se jen nadechnete a projdete se. Získat takto třeba i hodinu času za den vůbec není nereálné.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
