Kdo řídí váš kalendář? Jakými principy plánujete, kterých schůzek se zúčastnit a kterých ne? Pravděpodobně používáte užitečný princip „urgentní“ vs. „důležitý“. Skvělé. Tímto způsobem určitě mnoho záležitostí vyřešíte.
Nicméně, jaká jsou vaše kritéria pro kategorii „důležité“? Tady to začíná být při rozhovorech s manažery zajímavé. Rád vám prozradím, že většinou v kategorii „důležité“ končíme u témat, která jsou důležitá pro jiné. I tato témata tedy řídí vnější faktory.
Nepochybně se shodneme na tom, že každý z nás má k dispozici 24 hodin denně. To je jasný limit, který je pro všechny stejný. Ale pokud jde o energii, je to jiné. Každý z nás začíná a končí den s různým množstvím energie, což je něco, co můžeme ovlivnit sami. Zažili jste někdy den, na jehož konci jste měli více energie než na začátku? Narozdíl od času, který jen ubývá, je toto při „energetickém“ vnímání možné.
Mému oblíbenému tématu ranních rutin a energetických boostů vycházejících z fyziologických principů se určitě budu věnovat v příštích tipech. Dnes se ale pojďme podívat na hospodaření s energií v průběhu dne.
Během dne se věnujeme činnostem, které nás energeticky nabíjejí, ale také aktivitám, které nám energii odebírají. To znamená, že máme možnost ovlivnit, zda budeme na konci dne unavení nebo budeme mít stále dostatek energie. Je to tak, že ano? Kromě toho každý z nás tyto činnosti může poměrně snadno identifikovat na základě vlastních pocitů v jejich průběhu a na jejich konci. Jak často však tuto analýzu děláme vědomě a jak prioritizujeme naše životy na základě těchto pocitů?
Udržovat se ve stavu, abych mohl prakticky neomezeně dlouho provozovat to, co mě naplňuje, je pro mě osobně zásadní a podřizuji tomu vešké své snažení. Říkám tomu schopnost řídit sám sebe na dlouhodobou výdrž. Mé úsilí vždy směřuje k tomu, abych získával energii z aktivit, jimž se věnuji, a nikoli abych si říkal: "Odměním se odpočinkem, až dokončím...".
Pojďme si popsat jednu velmi užitečnou a zároveň jednoduchou metodu. Když mi unavení manažeři ukáží s žádostí o pomoc svůj přeplněný kalendář, jdu na to takto. Nejdříve je požádám o analýzu filtrem, který rozdělí jejich aktivity na ty, které jim dávají energii, na ty, které jsou neutrální, a na ty, které jim energii vysávají.
Poté společně analyzujeme aktivity, které energii vysávají nebo jsou neutrální, a ptám se, zda je opravdu nutné se jich účastnit, nebo zda by je mohl někdo jiný z týmu zvládnout lépe. Nezní to nijak revolučně, ale energetický efekt je významný. Často zjistíme, že má manažer v týmu někoho, kdo se na dané téma hodí víc, resp. při tom může uplatnit své silné stránky. Energetickým pohledem, by cílem mělo být, že někdo jiný bude mít na daném meetingu pozitivní energetickou bilanci. Nejde přece o to, jen přesunout trápení na někoho jiného. To by manažer sice ochránil sebe, ale nepřispíval by k budování udržitelného týmu.
V dalších krocích procházíme jednotlivé meetingy podrobněji a hledáme příčiny energeticky negativní bilance. Následně se zaměřujeme na úpravy. Zde jsou často řešením procesní změny, jako jsou například změny v organizaci meetingu, úprava formátu přípravy na meeting, úprava účastníků, změna formátu online x offline, případně přeskupení návazností meetingů a další. Zde garantuji, že vždy získáme další podstatný přírůstek energie.
Mimochodem i zde perfektně pomáhá vizualizace. Svou energii si představuji jako “energy bar” z počítačových her. Představuji si, jak mi na něm energie v průběhu dne osciluje, v závislosti na tom, jestli jí spotřebovávám nebo ji doplňuji.
Nejzajímavější bývá poslední fáze, a tou je diskuse o přidání nových aktivit do kalendáře, které v průběhu dne dodají energii. Zůstaneme-li v pracovní rovině, přiznávám, že tohle cvičení jde opravdu, jak se říká, na “dřeň”. Často se ukáže, jak moc je situace už vážná a mimochodem i to, jak to dotyčný ve své pracovní roli právě “má” a proč ji vykonává.
V tomto krátkém tipu jsem se nevěnoval užitečným koučovacím otázkám. Bylo by jich mnoho. Přesně na toto místo se jich ale pár hodí.
Kdo jsou nejdůležitější lidé ve Vašem životě? Čím jste Vy těmto lidem užiteční? Jak s tím koresponduje Váš kalendář? Kolik času v porovnání s ostatními aktivitami trávíte s těmito lidmi? A úplně poslední otázka. Mysleli jste při výčtu těch nejdůležitějších lidí i na sebe? Hmm. Tak pojďme zkusit s kalendářem ještě jednu iteraci :-)
Po takovém cvičení vždy získáte více energie do svého dne. To je vše. To byl přece cíl.
Jestli to bude dostatečné množství energie, které právě potřebujete, Vám ale nezaručím. V případě, že ne, tak zaručuji, že odejdete s otázkami, které Vám pomůžou na cestě k dosažení stavu, který bude mít energeticky pozitivní bilanci.
Energeticky negativní bilance totiž dříve nebo později neodvratitelně končí vyčerpáním a přehodit výhybku co nejdříve s v tomto případě velmi vyplatí.
Miluji běh. Běh mě nabíjí energií a pomáhá mi být tak kreativní, že tohoto stavu nedokáži dosáhnout při žádné jiné aktivitě.
Za vrchol mé práce s kalendářem v roli manažera považuji to, když jsem dokázal v C-level pozici několikrát týdně v průběhu dne kolem poledne vyběhnout na svůj pravidelný trénink.
Vím, že to byl čas, kdy jsem byl v daném dni nejproduktivnější. Navíc jsem tím výrazně pozitivně ovlivnil svou produktivitu ve zbytku dne. Vynechám opět fyziologický popis, proč tomu tak je. Čistě z organizačního pohledu to byl důležitý předěl dne. Při běhu jsem v hlavě zpracoval vše, co jsem zažil v průběhu dopoledne a připravil se na odpolední témata, která jsem pak odbavil mnohem rychleji a v kvalitě, které by vystresovaný mozek nikdy nebyl schopen dosáhnout.
Zkusíte to také? Tak nezapomeňte na radu, kterou mi k tomu jednou dal prof. Jan Pirk, když jsem měl možnosti si o tom s ním povídat. Řekl: „Vždyť to je jasné, máte v hlavě 4x víc kyslíku, ale musí to být v aerobním pásmu“. Takže pro neběžce, žádné sprinty, ale tempo u kterého jste schopni dokončovat věty, pokud budete mluvit.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
