Report může být jen několik stránek s grafy a tabulkami nebo může být i mnohem více.
Z procesního pohledu lze nad reportingem uvažovat jako nad flow začínající zajištěním potřebných vstupů, přes jejich vhodnou vizualizaci, analýzu, až po finální definici akční kroků.
Z pohledu příjemce informací, se vyplatí také zamyšlení nad vhodnou úrovní detailu informací.
Z pohledu samotné prezentace reportu se mi pak osvědčilo uvažovat nad ním už ne čistě procesně, ale jako nad stavbou příběhu. Tzn. že máme nějakou výchozí situaci, ta vyplývá z určité historie, zcela jistě v příběhu reagujeme na výzvy, pro které definujeme řešení a daná řešení pak sledujeme a opakovaně vyhodnocujeme.
A jako v každém dobrém příběhu, pak ze získaných zkušeností vyplývají ponaučení, zkušenosti, které použijeme pro zpřesňování výhledů nebo při výběru vhodných opatření.
Reporting ve firmě neprobíhá jen mezi podřízeným a nadřízeným. Když prezentujete zaměstnancům výsledky hospodaření, jedná se také o formu reportu. Reporting je také, když reportujete např. investorům.
Na úplném začátku přípravy, se tedy vyplatí zamyslet se nad následujícím. Kdo je příjemcem sdělení, jaká je jeho motivace poslouchat Vás a jakou úroveň detailu informací volit, tak abyste dosáhli svého cíle.
Velmi se mi osvědčilo nevynechat při přípravě úvahu nad typologií příjemce zprávy. To je samo o sobě komplexní téma, ale možná pro jednoduchost stačí zvážit, jestli proti Vám sedí někdo, kdo má rád detaily, technická data nebo je to spíše stratég či vizionář. To pomůže zapracovat do reportu mimo jiné i odpovědi na jeho otázky dříve, než zazní a tím získáte plusové body.
A jaký je tedy Váš cíl? Chcete jen ukázat že děláte svou práci dobře nebo využijete situaci, abyste pro sebe nebo tým něco získali?
V každém případě nabízí dobře vystavěný report jedinečnou možnost také o něco požádat. Musí to být ale ve správnou chvíli.
A jak jí poznáte? Jako pomůcka může posloužit např. využití principu reciprocity. Odprezentujte nejdříve, co jste vše už pro výsledky udělali, co plánujete udělat a až nyní...co potřebujete. Takže nejdříve dáváte a až když/pokud je to pozitivně přijato, máte větší šanci i něco získat.
Na vaší straně pak stojí i fakt, že cíl Vašeho snažení je shodný s cílem příjemce reportu. Takže si neváhejte říct o podporu, která Vám na Vaší společné cestě pomůže.
Popsané body zvýší pravděpodobnost dosažení Vašich cílů.
Dokonce pak může být takové setkání i velmi příjemné, i když plán třeba ne zcela plníte.
Pokud si získáte důvěru a podaří se Vám nadřízeného vtáhnout do řešení prezentovaných výzev, jednoznačně to usnadní Vaše další snažení.
Je také možné, že se od něj něco nového dozvíte nebo naučíte.
A pokud to nedopadne tako “růžově”, jsem si jistý tím, že minimálně vyniknete mezi ostatními, kteří na tom nebudou s plněním plánu o moc lépe než Vy. Počítá se i ocenění, i když možná jen na podvědomé úrovni, že na tom Vašem reportu v porovnání s ostatními “něco” bylo.
Pomáhá mi pravidlo, že se vždy vyplatí znát i něco z toho, co umí protistrana. Co mám konkrétně na mysli? Např. to, že dobrý obchodník, vědět něco o tom, jak uvažuje nákupčího a naopak.
A ještě jeden konkrétní tip, pokud jste příjemcem reportingu v roli nadřízeného. Otázku na prognózu pro následující měsíc formulujte takto: „Jaké číslo tam chceš mít příští měsíc?“ a chtějte stejnou formu odpovědi. Osobní vazba na takto formulovaný závazek bude u podřízeného větší a pravděpodobnost splnění cíle tím zvýšíte.
Inspirujete se ze skutečných situací, které jiní manažeři právě řeší.
Po 3 minutách čtení budete každý týden o něco lepším šéfem.
Poznáte postupy, jež šetří energii a zaručují
klidný spánek.
Věřím ve svět, kde zvyšování výkonu jde ruku v ruce se zachováním lidskosti. Pomáhám s tím, aby bylo co nejvíce firem, kde se dobře daří manažerům, jejich cílům i lidem, kteří s nimi pracují. Jsem přesvědčený, že pouze produkty vytvořené v takovém prostředí mají smysl.
